时间管理方法 GTD

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GTD (Getting Things Done) 是一种时间管理方法，强调的点是聚焦从而避免压力。

感到焦虑

在我们的生活中，可以简单认为“做完”的事情越来越少了。越来越多的事情都没有了明确的“完成”时刻，一个明显的例子就是我们的年终述职或者晋升答辩 PPT，它永远可以（起码从感觉上）做的更好，并且如果我们去搜索“如何做好答辩 PPT” 会得到数不尽的答案。这会让我们感觉自己做的永远都不够，充满焦虑。

同时，我们的工作内容也是在不断变化中的，在现在的公司工作了五年多的时间，我已经被动换了六次以上的部门了，所做的事情每年每季度也都会有变化。不断的变化，以及对未来的不确定性也会让我们感到焦虑。

最后，做事情的方法和模型也处在不断变化中，尤其我所在的 Web 开发领域，新概念新框架层出不穷，人们时常会感叹“学不动了”，这导致的也是焦虑的内心。

平静的内心有更高的效率

当我们大脑放空的时候，更容易接收新的知识，做事情也更有效率。

当我们有太多要做的事情时，会感到十分的焦虑，为什么这些事情会一直徘徊在我们的脑海中呢？

  1. 我们还没有想清楚一件事的最终结果应该是什么。
  2. 我们还没有决定下一个具体行动是什么。
  3. 我们没有将这些结果和行动的提示放在一个外部管理系统中。

我们需要收集所有这些徘徊在我们脑海中的事情，明确他们是什么需要怎么做，最后做出实际的决定将他们赶出我们的脑袋。

当然了，不谈生产力，哪怕是从健康考虑，内心平静也是我们应该追求的。

实际行动

GTD 具体来说分为五个步骤：capture、clarify、organize、reflect、engage。

Capture

第一步是收集，我们需要把所有未完成的事项收集在一起。

  1. 100% 的事项都需要收集在一个具体的工具中。不能存在脑海中，也不能处在中间状态（一部分在脑海中一部分在工具里）这样两者都会不置信。
  2. 存放收集事项的工具要尽量的少，让所有东西都可以直接获取到。
  3. 周期性的清空已经收集到的事项，不是说必须完成，但如果如果没有完成，就需要重新想清楚做到什么程度算是做完了，修改以后完成。

Clarify

在完成所有事项的收集后，接下来我们需要明确这些事项，主要是以下几个问题：

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What is it 这个事项是什么。

Is it actionable 这个事项可以采取行动么？一般来说不需要做任何行动的事情，我们是可以直接丢弃的。

What’s the next action 下一个具体行动是什么？如果是两分钟以内就可以完成的事情，立刻做；如果需要较长时间来完成，就可以把它委托给他人或放在自己的时间管理工具中。

Organize

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在事项明确后，我们需要针对性的做一些组织工作。

如果一个事项不能有下一步的具体行动可以做，那么它可能：

  1. 可以被直接丢弃。
  2. 在未来的某一天可以做。
  3. 可以作为参考资料被存档。

如果一个事项需要很多的具体行为才可以完成，那么他就可以成为一个 Project，根据这个 Project 设定多个具体行动。一个项目通常来说需要在一年之内完成，并且需要多个行动步骤。可以很小也可以很大。

对于具体的行动，可以分为以下几种：

  1. 需要在特定的时间或日期来完成，那么需要以日历的形式管理。
  2. 需要尽快完成，那么需要放在行动列表中。
  3. 需要等待他人完成，那么放在等待列表中即可。

Reflect

在行动过程中，需要周期性的回顾反馈当前的执行结果。包括：

  1. 日历
  2. 行动列表
  3. Project 列表、等待列表、未来某一天可以做的列表。

所有内容都应当每周回顾一次：

  1. 收集处理所有事情。
  2. 评估整个系统。
  3. 更新列表。
  4. 清理、清晰、符合当下、完整。
  5. 我们需要用我们的大脑来把事情赶出我们的大脑。

Engage

之后就是要全面的应用这个流程，使在任何时间节点都能方便的选出做什么事情比较好。从“希望”自己做的是正确选择，转变为“相信”自己做的是正确选择。

三个用来选择应该具体做什么的模型：

  • 在某一时刻选择具体行动的四个标准：
    • 环境背景：所处的地点，有什么可用的工具等。
    • 可用的时间
    • 自己的精力状态
    • 优先级
  • 每日工作的三个种类
    • 做预先定义好的工作
    • 做临时出现的工作
    • 设定工作
  • 评估工作的六个层次
    • 第 5 层：意图和原则
    • 第 4 层：憧憬（三到五年）
    • 第 3 层：目标（一到两年）
    • 第 2 层：需要聚焦和负责的领域
    • 第 1 层：当前的项目
    • 第 0 层：当前的行动

规划项目的五个步骤

  1. 定义意图和原则
  2. 憧憬结果
  3. 头脑风暴
  4. 组织、规划
  5. 决定下一个行动

三个关键的原则

  1. 养成收集的习惯，一直收集到头脑中不再浮现出任何事件的提示信息。
  2. 确定“下一步行动”，必须要是可以直接执行的具体行动，不能是目标。
  3. 学会关注结果，学会在脑海中对结果做出正面的预期，并以此影响实践。在多个层面上关注结果。