时间管理方法 GTD

GTD (Getting Things Done) 是一种时间管理方法,强调的点是聚焦从而避免压力。

感到焦虑

在我们的生活中,可以简单认为“做完”的事情越来越少了。越来越多的事情都没有了明确的“完成”时刻,一个明显的例子就是我们的年终述职或者晋升答辩 PPT,它永远可以(起码从感觉上)做的更好,并且如果我们去搜索“如何做好答辩 PPT ” 会得到数不尽的答案。这会让我们感觉自己做的永远都不够,充满焦虑。

同时,我们的工作内容也是在不断变化中的,在现在的公司工作了五年多的时间,我已经被动换了六次以上的部门了,所做的事情每年每季度也都会有变化。不断的变化,以及对未来的不确定性也会让我们感到焦虑。

最后,做事情的方法和模型也处在不断变化中,尤其我所在的 Web 开发领域,新概念新框架层出不穷,人们时常会感叹“学不动了”,这导致的也是焦虑的内心。

平静的内心有更高的效率

当我们大脑放空的时候,更容易接收新的知识,做事情也更有效率。

当我们有太多要做的事情时,会感到十分的焦虑,为什么这些事情会一直徘徊在我们的脑海中呢?

  1. 我们还没有想清楚一件事的最终结果应该是什么。
  2. 我们还没有决定下一个具体行动是什么。
  3. 我们没有将这些结果和行动的提示放在一个外部管理系统中。

我们需要收集所有这些徘徊在我们脑海中的事情,明确他们是什么需要怎么做,最后做出实际的决定将他们赶出我们的脑袋。

当然了,不谈生产力,哪怕是从健康考虑,内心平静也是我们应该追求的。

实际行动

GTD 具体来说分为五个步骤:capture、clarify、organize、reflect、engage。

Capture

第一步是收集,我们需要把所有未完成的事项收集在一起。

  1. 100% 的事项都需要收集在一个具体的工具中。不能存在脑海中,也不能处在中间状态(一部分在脑海中一部分在工具里)这样两者都会不置信。
  2. 存放收集事项的工具要尽量的少,让所有东西都可以直接获取到。
  3. 周期性的清空已经收集到的事项,不是说必须完成,但如果如果没有完成,就需要重新想清楚做到什么程度算是做完了,修改以后完成。

Clarify

在完成所有事项的收集后,接下来我们需要明确这些事项,主要是以下几个问题:

clarify

What is it 这个事项是什么。

Is it actionable 这个事项可以采取行动么?一般来说不需要做任何行动的事情,我们是可以直接丢弃的。

What’s the next action 下一个具体行动是什么?如果是两分钟以内就可以完成的事情,立刻做;如果需要较长时间来完成,就可以把它委托给他人或放在自己的时间管理工具中。

Organize

organize

在事项明确后,我们需要针对性的做一些组织工作。

如果一个事项不能有下一步的具体行动可以做,那么它可能:

  1. 可以被直接丢弃。
  2. 在未来的某一天可以做。
  3. 可以作为参考资料被存档。

如果一个事项需要很多的具体行为才可以完成,那么他就可以成为一个 Project,根据这个 Project 设定多个具体行动。一个项目通常来说需要在一年之内完成,并且需要多个行动步骤。可以很小也可以很大。

对于具体的行动,可以分为以下几种:

  1. 需要在特定的时间或日期来完成,那么需要以日历的形式管理。
  2. 需要尽快完成,那么需要放在行动列表中。
  3. 需要等待他人完成,那么放在等待列表中即可。

Reflect

在行动过程中,需要周期性的回顾反馈当前的执行结果。包括:

  1. 日历
  2. 行动列表
  3. Project 列表、等待列表、未来某一天可以做的列表。

所有内容都应当每周回顾一次:

  1. 收集处理所有事情。
  2. 评估整个系统。
  3. 更新列表。
  4. 清理、清晰、符合当下、完整。
  5. 我们需要用我们的大脑来把事情赶出我们的大脑。

Engage

之后就是要全面的应用这个流程,使在任何时间节点都能方便的选出做什么事情比较好。从“希望”自己做的是正确选择,转变为“相信”自己做的是正确选择。

三个用来选择应该具体做什么的模型:

  • 在某一时刻选择具体行动的四个标准:

    • 环境背景:所处的地点,有什么可用的工具等。
    • 可用的时间
    • 自己的精力状态
    • 优先级
  • 每日工作的三个种类

    • 做预先定义好的工作
    • 做临时出现的工作
    • 设定工作
  • 评估工作的六个层次

    • 第 5 层:意图和原则
    • 第 4 层:憧憬(三到五年)
    • 第 3 层:目标(一到两年)
    • 第 2 层:需要聚焦和负责的领域
    • 第 1 层:当前的项目
    • 第 0 层:当前的行动

规划项目的五个步骤

  1. 定义意图和原则
  2. 憧憬结果
  3. 头脑风暴
  4. 组织、规划
  5. 决定下一个行动

三个关键的原则

  1. 养成收集的习惯,一直收集到头脑中不再浮现出任何事件的提示信息。
  2. 确定“下一步行动”,必须要是可以直接执行的具体行动,不能是目标。
  3. 学会关注结果,学会在脑海中对结果做出正面的预期,并以此影响实践。在多个层面上关注结果